Consolidar datos en Excel (Actualizado 2020)

Excel es, sin lugar a dudas, una de las herramientas de cálculo con mejores opciones de edición que existen en el mercado informático. Con este programa se puede combinar datos de diferentes archivos o tablas en un solo lugar, a través de un proceso sencillo llamado consolidar datos en Excel.

¿Qué es “consolidar datos en Excel”?

Se llama “consolidar datos en Excel” al proceso de combinar valores de varios rangos en uno solo, dicho de otra manera, es reunir diferentes cifras pertenecientes a ítems distintos en una sola hoja de cálculo.

Por ejemplo, si tenemos una empresa encargada de suministrar insumos agrícolas que tiene cinco oficinas regionales y cada una de ellas aportan cifras de ventas distintas, y queremos reunir toda esa información en una sola hoja que permita conocer el total de ventas de la compañía debemos consolidar dicha información.

Es fundamental que para hacer uso de esta herramienta los valores a consolidar tengan una estructura semejante, por ejemplo, las filas y las columnas estén en el mismo orden.

¿Cómo consolidar datos en Excel? 6 pasos sencillos

Para consolidar información en Excel hay que seguir algunos pasos sencillos. Veamos los 6 pasos que hay que realizar para consolidar datos en Excel.

  • Paso #1: Determinar si se quiere consolidar datos en Excel por posición o por clase. Si es por posición, será necesario realizar una combinación de datos que, aunque están en rangos diferentes, se encuentran en la misma celda. Si es por clase o categoría, aunque los rangos sean diferentes se necesita que los datos tengan coincidencia, con relación a nombre de fila y/o columna.
  • Paso #2: Posteriormente se procede a consolidar la información en Excel, para ello se toma en consideración que no existan filas o columnas en blanco, y se coloca cada valor o rango en una hoja de cálculo diferente. Es importante saber que no se debe colocar ningún dato en la hoja de cálculo donde se vaya a disponer la consolidación.
  • Paso #3: Luego con el mouse se debe hacer clic en la celda superior izquierda de la hoja de cálculo donde se desea que se vean los datos consolidados.
  • Paso #4: Paso siguiente, se tiene que seleccionar “Datos” en el menú de la barra superior, y luego escoger “Consolidar”.
  • Paso #5: Se abrirá una ventana que llamada “Función” y se verá una alternativa identificada como “Función de resumen”, habrá que pulsar allí. Aquí se escoge si se desea sumar, contar o promediar los datos.
  • Paso #6: Finalmente, se procede a presionar en el cuadro “Referencia”, el cual mostrará varias alternativas, y se escogerá la denominada “Hoja del primer rango”. Se deberá escribir el nombre del rango deseado y presionar en “Agregar”. Este paso se repite tantas veces como rangos se posean.

Importancia de consolidar datos en Excel

La importancia de consolidar datos en Excel se debe a que permite recopilar información que se encuentra dispersa, en una sola hoja de cálculo o en varias, y obtener de esta manera un solo resultado unificado.

Además al consolidar datos en Excel también se puede actualizar la tabla de manera automática, es decir que cada vez que se modifiquen los datos en cada tabla de origen, la hoja de cálculo final realizará la modificación de modo automático.

Si te estás preguntando cómo digitalizar una pequeña empresa, consolidar información en Excel es un aspecto importante que tenés que conocer.

Esta herramienta es una muy buena aliada para digitalizar la información de tus microemprendimientos y llevar un mejor y más fácil control de todo.

15/03/2020