16 Herramientas para Home Office (indispensables) que tenés que usar

En la Argentina, el presidente Alberto Fernández instó a las empresas que fomentarán el trabajo en la modalidad de home office para todos aquellos empleados y empleadas cuyas labores pudieran ser realizadas a distancia desde casa, con el objetivo de contener la creciente propagación del coronavirus.

Desde el punto de vista técnico todas (o al menos la mayoría) de las tareas que se realizan en una oficina con una PC pueden ser llevadas a cabo desde el hogar, aunque para ello hay que echar mano a la tecnología, las herramientas y las aplicaciones digitales que permitan que eso sea posible.

16 mejores herramientas y aplicaciones para home office

A continuación, haremos un repaso de las 16 mejores herramientas (pagas y gratuitas) que pueden facilitarte el trabajo desde casa y que te permitirán mantener la misma productividad que si estuvieras en la oficina.

Gestión de proyectos y entornos de trabajo

Este tipo de herramientas buscan emular un entorno de trabajo similar al de las oficinas y otras áreas de trabajo común.

  • Office365

Es un entorno ideal para el trabajo colaborativo a distancia. Permite almacenar información en la nube que sea fácilmente compartida, realizar grupos de trabajo y chats en vivo además de ofrecer la edición de documentos online.

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  • Teams

Teams es una plataforma de trabajo colaborativo, también propiedad de Microsoft, parte de Office 365, normalmente disponible para quienes cuentan con esta licencia, pero que ahora, como resultado de la pandemia de COVID-19, podrá ser usada por usuarios y organizaciones en general.

Microsoft la ha puesto a disposición de la población y con ella se pueden realizar llamadas en audio o video, grupales o uno a uno, chats, almacenar hasta 10 GB de archivos en equipo y 2 GB de archivos personales por usuario, entre otras cosas. Además funciona con las aplicaciones web de Office como Word, Excel, PowerPoint y OneNote.

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  • Zoho

Es una completa suite de herramientas y aplicaciones web que permiten entre otras cosas crear y compartir documentos y archivos y realizar videoconferencias y chats en vivo. Además dispone de calendario, mail y herramientas de ofimática en línea.

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  • Trello

Este software de gestión de proyectos en tiempo real permite organizar y desarrollar tareas colaborativas, así como crear flujos de trabajo. Es posible compartir comentarios, hacer listas de tareas con fechas de entrega y adjuntar documentos.

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imagen Home Office 1

Comunicación y organización

Mantener una buena comunicación y organización cuando se trabaja desde casa es fundamental, afortunadamente existen herramientas que hacen que esto sea posible.

  • Wikia

Wikia permite que los usuarios creen de una manera muy sencilla y fácil wikis en los cuales pueden incorporar contenidos e información para compartir. Siendo posible hacerlo tanto de manera individual como colaborativa.

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  • Mindmeister

Mindmeister es una aplicación online que permite crear y desarrollar mapas mentales, realizar lluvias de ideas y estructurar ejes de trabajo de manera colaborativa, compartirlos y editarlos de forma individual y grupal.

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  • Slack

Slack es una herramienta de gestión y comunicación de proyectos compartidos muy útil para el trabajo en equipo. Es una opción inteligente al email tradicional, y puede ser usada tanto en PCs como en dispositivos móviles.

Es sin duda una herramienta que puede ser muy útil para organizarse y compartir información si se trabaja en equipos.

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Herramientas para crear, editar y compartir documentos y archivos

Cuando se trabaja de manera remota compartir archivos y documentos es fundamental. Para ello existen varias herramientas online tanto gratuitas como de pago.

  • Dropbox

Nos permite guardar archivos y documentos de todo tipo y compartirlos con otros usuarios. La versión gratuita ofrece varios GB de almacenamiento, aunque están disponible planes de pago con mayores prestaciones.

Además es posible conectarse desde distintos dispositivos.

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  • Google Drive

Es el servicio de almacenamiento en la nube de Google, que ofrece en su versión gratuita hasta 15 GB de almacenamiento. Al igual que Dropbox, se puede acceder a Google Drive desde cualquier tipo de dispositivo y compartir todo con otros usuarios.

También incluye la opción de poder crear y editar documentos en línea desde Google Docs.

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  • WeTransfer

Este servicio se diferencia de los anteriores por ofrecer la posibilidad de poder compartir documentos de gran tamaño (hasta 2 GB) por medio de un enlace por correo electrónico.

Cabe destacar que a diferencia de las opciones anteriores los archivos no quedan almacenados de manera indefinida, sino que solo se conservan durante unos días y después son borrados.

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  • Libre Office

Es una versión del OpenOffice.org, un proyecto de código abierto, y por lo tanto es gratuito. Dispone de un procesador de texto, un gestor de presentaciones, un editor de hojas de cálculo, un gestor de base de datos, un editor de fórmulas matemáticas y un editor de gráficos vectoriales.

Es una alternativa gratuita y efectiva al Microsoft Office de toda la vida.

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imagen Home Office - Parte 2 - 1

Videollamadas y conferencias

Realizar videollamadas y conferencias en línea es una de las actividades que más se suelen llevar a cabo en la modalidad de home office y para ello existen las siguientes herramientas.

  • Skype

La versión gratuita de este servicio permite realizar videollamadas con hasta 50 personas mientras que su versión de pago tiene un límite de 250 personas. Además es posible grabar las llamadas y compartir la pantalla.

Por otro lado, con las llamadas de audio es posible conectar hasta 25 personas de manera simultánea.

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  • Google Hangouts

Permite hacer videollamadas, videochats y crear grupos de chats con hasta 10 personas en simultáneo.

Para usar el servicio solo se necesita contar con una cuenta de Gmail.

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  • Zoom

Es una plataforma virtual para realizar videollamadas y seminarios web con video, pero además incluye mensajería instantánea, la posibilidad de construir salas de conferencias y sistema telefónico empresarial.

Es excelente para realizar capacitaciones, soporte técnico y reuniones en línea. La versión gratuita permite hacer reuniones con hasta 100 participantes, con un límite de tiempo de 40 minutos.

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  • WhatsApp

Es posible hacer llamadas de hasta 4 personas en simultáneo. Si bien es bastante limitado, al ser un servicio ampliamente difundido, si se necesita hacer comunicaciones con pocas personas puede ser una buena opción.

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  • Messenger de Facebook

Permite hacer tanto llamadas de voz como con videos con hasta 50 personas de manera simultánea.

Aunque cabe destacar que en este caso solo seis personas pueden retransmitir de forma simultánea con su cámara. Además permite enviar mensajes de texto, realizar chats de video y organizar y planificar actividades.

Aprovechamos también para recomendarte otros posts de interés muy apropiados también para estos momentos donde la tecnología es fundamental como oportunidades para las empresas o cómo digitalizar una pequeña empresa.

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Conclusiones: Herramientas para Home Office

Con todas estas herramientas para home office se puede llevar a cabo una modalidad de teletrabajo desde casa de la mejor manera posible. Solo tenés que elegir aquellas aplicaciones y herramientas que se adecúen a tu caso en particular y que te permitan realizar el home office de manera productiva y óptima.

Es importante cumplir con las indicaciones dadas por los gobiernos en todo el mundo, que pueden resumirse básicamente en “mantenerse aislados” en la medida de lo posible, para evitar la propagación del coronavirus.

Vos podés aportar tu granito de arena y colaborar para que entre todos podamos detener esta pandemia.

22/03/2020